Regulamin

dla Uczestników Kongresu z okazji Międzynarodowego Dnia Osób z Niepełnosprawnościami oraz Mikołajkowego Jarmarku Pracy i Rękodzieła 3 grudnia 2025 roku

§ 1. Postanowienia ogólne

• 1. Regulamin Międzynarodowego Dnia Osób z Niepełnosprawnością, który odbędzie się 3 grudnia 2025 roku, w godzinach 9:30 – 15:30 w Warszawie, na Centrum Nauki Kopernik zorganizowanego przez Fundację OPTEA wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000964959, posiadającą numer NIP: 5170424612, REGON: 521689840 reprezentowaną przez: Rafała Kowalczyka – Prezesa Zarządu, e-mail: fundacja@optea.pl, zwanych dalej Organizatorem.
• 2. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania, skrócenia lub przełożenia terminu albo zmianymiejsca Wydarzenia, a także zmian w programie i zobowiązuje się do poinformowania o tym na tej Stronie Internetowej, a jeżeli zmiany dotyczące odwołania lub przełożenia terminu albo miejsca nastąpią po dokonanym zgłoszeniu uczestnictwa – także poinformuje drogą elektroniczną poprzez przesłanie wiadomości mailowej na adres wskazany w zgłoszeniu, ze stosownym wyprzedzeniem.


• 3. Zastosowane w Regulaminie określenia posiadają następujące znaczenie:
  • a. Wydarzenie Międzynarodowy Dzień Osób z Niepełnosprawnościami, wydarzenie organizowane przezOrganizatora, odbywające się w dniu 3 grudnia 2025 roku, w godzinach 9:30 – 15:30 w Warszawie, terenie Centrum Nauki Kopernik;
  • b. Uczestnik – będący osobą fizyczną, który zgłosił udział w Wydarzeniu;
  • c. Zgłoszenie on-line – wypełniony formularz zgłoszeniowy na Stronie Internetowej Wydarzenia;
  • d. Miejsce wydarzenia – Centrum konferencyjne w Centrum Nauki Kopernik, Wybrzeże Kościuszkowskie 20, 00-390 Warszawa;
  • e. Strona Internetowa – oficjalna strona internetowa Wydarzenia znajdująca się pod adresem: , na którym znajdują się wszystkie informacje dotyczące Wydarzenia i przy użyciu, którego Uczestnik może dokonać Zgłoszenia on-line.

§ 2. Uczestnictwo w Wydarzeniu

• 1. Uczestnikiem Wydarzenia może być zarówno osoba, która dokonała Zgłoszenia uczestnictwaNa Stronie Internetowej, ale również osoba niezapisana.
• 2. W ramach Wydarzenia przewiduje się zorganizowanie strefy wystawienniczo – handlowej.
• 3. Celem Mikołajkowego Jarmarku jest m.in. promocja wyrobów rękodzielniczych wykonanych przez podopiecznych fundacji i Warsztatów Terapii Zajęciowej: przedmiotów użytkowych oraz artystycznych o charakterze bożonarodzeniowym; artykułów spożywczych, związanych ze świętami np. pierniki, bakalie, wyroby cukiernicze, itp., a także usługi doradcze związane z aktywizacją zawodową oraz społeczną Uczestników.
• 4. Organizator przewiduje wydzielenie stanowisk dla Wystawców – stołów i miejsc.
• 5. Organizator nie zapewnia miejsc parkingowych dla pojazdów Wystawców.
• 6. Stoiska ustawione będą wg ustalenia Organizatora
• 7. Udział w charakterze Wystawcy jest bezpłatny.
• 8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za działalność Wystawcy ani za jego wynik finansowy.

§ 3. Prawa i obowiązki Wystawcy

• 1. Wystawca ma prawo do prowadzenia sprzedaży wyrobów w zakresie wykonywanej działalności. Uczestnik Jarmarku prowadzący działalność, na którą wymagane są przewidziane polskim prawem zezwolenia lub koncesje zobowiązany jest posiadać aktualne dokumenty zezwalające na prowadzenie takiej działalności.
• 2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za działalność prowadzoną przez uczestnika w trakcie Jarmarku.
• 3. Wystawca oferujący do sprzedaży produkty spożywcze zobowiązany jest do prowadzenia działalności zgodnie z ustawą o warunkach zdrowotnych żywności i żywienia.
• 4. Wystawca ma prawo promowania swojej działalności w obrębie zajmowanego stoiska.
• 5. Wystawca nie może emitować na stoisku żadnej muzyki.
• 6. Wystawca ma obowiązek utrzymywania porządku w obrębie swojego stoiska oraz uprzątnięcia terenu po zakończeniu imprezy.

§ 4. Rejestracja uczestnictwa w Wydarzeniu

• 1. Organizator zastrzega sobie możliwość wcześniejszego zakończenia rejestracji w przypadku wykorzystania limitu miejsc na Wydarzeniu.
• 2. Uczestnik może dokonać Zgłoszenia on-line 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu, z wyjątkiem niedostępności Strony Internetowej, wynikającej z przyczyn nieleżących po stronie Organizatora.
• 3. Prawidłowe dokonanie Zgłoszenia na Stronie Internetowej Organizatora obejmuje akceptację niniejszego Regulaminu oraz podanie następujących danych zgłaszającego:
  • a. imię i nazwisko,
  • b. adres e-mail,
  • c. numer telefonu,
  • d. w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej lub będąc przedstawicielem lub członkiem: nazwa firmy/organizacji.
• 4. Udział w Wydarzeniu jest bezpłatny.
• 5. Koszty podróży, przejazdów, pobytu i noclegów Uczestnik Wydarzenia pokrywa we własnym zakresie.
• 6. Poprzez akceptację Regulaminu i udział w Wydarzeniu Uczestnik zezwala Organizatorowi oraz podmiotom współpracującym z Organizatorem przy organizacji Wydarzenia na nieodpłatne wykorzystanie, utrwalanie, obróbkę, powielanie, rozpowszechnianie jego wizerunku jak i wizerunku osób małoletnich podlegających pieczy Uczestnika utrwalonego w formie fotografii lub zapisu video oraz udziela Organizatorowi niewyłącznej, nieograniczonej terytorialnie i czasowo, nieodpłatnej licencji na wykorzystywanie jego wizerunku jak i wizerunku osób małoletnich podlegających pieczy Uczestnika utrwalonego w związku z udziałem w Wydarzeniu w celach informacyjnych, promocyjnych, reklamowych związanych z Wydarzeniem lub działalnością Organizatora na następujących polach eksploatacji:
  • a. utrwalanie i zwielokrotnienie jakąkolwiek znaną techniką oraz rozpowszechnianie w dowolnej formie,
  • b. wprowadzenie do pamięci komputera i do sieci multimedialnej,
  • c. zwielokrotnianie zapisu utrwalonego wizerunku,
  • d. publiczne wystawienie, wyświetlenie, odtwarzanie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w szczególności na portalach społecznościowych administrowanych przez Organizatora np. Facebook, Instagram, Linkedin itp.,
  • e. zamieszczanie i publikowanie w prasie, na stronach internetowych, plakatach i bilbordach, portalach społecznościowych, emisja w przekazach telewizyjnych i radiowych.
• 7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za żadne szkody poniesione przez Uczestników wskutek niestosowania się do poleceń wydawanych przez służby Organizatora w sytuacjach zagrożeń bezpieczeństwa osób i mienia, np. w związku z zarządzeniem ewakuacji osób z terenu Miejsca wydarzenia.
• 8. Na wyłączenie odpowiedzialności Organizatora z powyższych przyczyn nie mają wpływu podejmowane środki zabezpieczenia w Miejscu wydarzenia (zabezpieczenie techniczne, służby ochrony, monitoring).

§ 5. Odpowiedzialność

• 1. Organizator ani Uczestnik nie będą ponosić odpowiedzialności wobec siebie za niewykonanie lub nienależyte wykonanie jakichkolwiek obowiązków wynikających z Regulaminu w zakresie, w jakim będzie to spowodowane wystąpieniem siły wyższej.
• 2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody na innym Uczestniku, osobach trzecich lub mieniu spowodowane przez któregokolwiek Uczestnika.
• 3. W związku ze świadczeniem Usług, Organizator ponosi odpowiedzialność na zasadach ogólnych określonych w Kodeksie cywilnym.

§ 6. Rezygnacja z uczestnictwa

• 1. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, na skutek czynników niezależnych od Organizatora, tj. w przypadku odwołania wystąpienia przez osobę, która ma udzielać prelekcji lub wykładu (tj. osoby, która ma prowadzić Wydarzenie), Organizator może odwołać Wydarzenie, zmienić jej datę albo zmienić program.

§ 7. Przepisy porządkowe

• 1. Jeżeli utrwalanie (fotografowanie, filmowanie, nagrywanie dźwięku) przez Uczestników jakiegokolwiek punktu programu Wydarzenia za pomocą środków audiowizualnych mogą powodować zakłócenie w organizacji i przebiegu Wydarzenia, Organizator może wydać polecenie ich wstrzymania.
• 2. W trakcie Wydarzenia zabronione jest prowadzenie przez Uczestników jakichkolwiek działań komercyjnych, akwizycyjnych, reklamowych, promocyjnych, a także agitacyjnych oraz zbiórek pieniężnych nie uzgodnionych z Organizatorem, jak również działań niezgodnych z obowiązującymi przepisami prawa.
• 3. W Miejscu wydarzenia obowiązują zakazy:
  • a. wnoszenia i używania broni, amunicji i materiałów pirotechnicznych oraz szkodliwych substancji chemicznych, a także ognia otwartego, stanowiących zagrożenie pożarowe, uszkodzenia mienia oraz stwarzających niebezpieczeństwo dla zdrowia i życia osób;
  • b. wnoszenia alkoholu oraz rozprowadzania i zażywania środków odurzających;
  • c. zakłócania porządku publicznego (np. głośne, agresywne zachowania);
  • d. wprowadzania zwierząt, a także rowerów itp. z wyjątkiem psa przewodnika.
• 4. Zabronione jest pozostawianie bez opieki wszelkich przedmiotów, w tym bagażu lub innego mienia.
• 5. Przedmioty i substancje określone w ust. 3 lit. a) powyżej oraz przedmioty pozostawione bez opieki na terenie Miejsca wydarzenia mogą ze względów bezpieczeństwa zostać przez Organizatora albo specjalistyczne służby usunięte lub zniszczone na koszt osoby pozostawiającej przedmioty lub substancje, chyba, że nie uda się ustalić do kogo należały. Jeżeli konieczna będzie ewakuacja osób z terenu Miejsca wydarzenia, to kosztami tej ewakuacji zostaną obciążone osoby, które pozostawiły te przedmioty.
• 6. Uczestnicy są zobowiązani do:
  • a. wykonywania poleceń porządkowych wydawanych przez pracowników lub osoby zatrudnione przez Organizatora lub podmioty współpracujące z Organizatorem przy organizacji Wydarzenia ze względów organizacyjnych i bezpieczeństwa (konieczności zabezpieczenia mienia i zapewnienia bezpieczeństwa osób przebywających w Miejscu wydarzenia), np. dotyczących ewakuacji osób z sali konferencyjnej;
  • b. wykonywania poleceń funkcjonariuszy Straży Pożarnej lub innych służb państwowych podczas ewakuacji, akcji ratowniczych albo czynności kontrolno-rozpoznawczych.

§ 8. Przetwarzanie danych osobowych

• 1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z organizacją Wydarzenia jest: Fundację OPTEA wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000964959, posiadającą numer NIP: 5170424612, REGON: 521689840.
• 2. Dane osobowe Uczestników będą wykorzystywane zgodnie z warunkami określonymi w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (OJ L 119, 4.5.2016, p. 1–88, zwanym dalej RODO), ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1781, ze zm. zwaną dalej UODO), polskimi przepisami przyjętymi w celu umożliwienia stosowania RODO, innymi obowiązującymi przepisami prawa oraz Regulaminem.
• 3. Administrator danych osobowych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się w sprawach związanych z przetwarzaniem i ochroną danych osobowych pod adresem fundacja@optea.pl albo pisemnie, na adres siedziby Administratora danych osobowych.
• 4. Administrator danych osobowych nie przekazuje danych do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej. Dane osobowe Uczestników nie będą podlegać zautomatyzowanemu przetwarzaniu, w tym profilowaniu.
• 5. Dane osobowe podane w zgłoszeniu uczestnictwa będą przetwarzane w celu i zakresie związanym z organizacją Wydarzenia. Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:
  • a. wykonania na zasadach określonych Regulaminem Wydarzenia usługi uczestnictwa w Wydarzeniu (akceptacja Regulaminu i zgłoszenie udziału w Wydarzeniu oraz przyjęcie przez Organizatora zgłoszenia) - podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit b) RODO;
  • b. udzielania odpowiedzi na pytania kierowane przez Uczestników i inne osoby związane z Wydarzeniem, jak również wykonywania obowiązków związanych z reklamacjami dotyczącymi wykonywania usług – podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit b) RODO;
  • c. wynikających z przepisów prawa - podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit c) RODO;
  • d. archiwalnych i sprawozdawczych oraz do ustalenia, dochodzenia i obrony przed roszczeniami pozostających w związku z organizowanym Wydarzeniem, zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia - podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit f) RODO;
  • e. promocji Wydarzenia - podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit f) RODO;
• 6. Uczestnik może wyrazić dobrowolne zgody np. na przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną lub marketing bezpośredni z wykorzystaniem telefonu. W takim przypadku dane osobowe będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do zrealizowania celu/ celów, na które wyrażono zgodę, do momentu wycofania zgody przez Uczestnika. Podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – dobrowolna, jednoznaczna, świadoma i konkretna zgoda osoby, której dane dotyczą.
• 7. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
• 8. Uczestnikom przysługują prawa do:
  • a. dostępu do danych,
  • b. sprostowania danych,
  • c. przenoszenia danych,
  • d. usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania,
  • e. cofnięcia wyrażonej zgody na przetwarzanie danych. Uczestnik w granicach przepisów prawa ma również prawo wnieść sprzeciw względem przetwarzania jego danych osobowych, w przypadku, gdy Organizator przetwarza je w celu wynikającym z jego prawnie uzasadnionego interesu. Realizacja uprawnień, o których mowa powyżej może odbywać się poprzez pisemne wskazanie swoich żądań przesłane na adres Administratora danych osobowych.
• 9. Uczestnikom przysługuje również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa) na przetwarzanie ich danych przez Administratora danych osobowych.
• 10. Dane osobowe przetwarzane w celu i zakresie związanym z organizacją Wydarzenia są przetwarzane przez okres nie dłuższy niż niezbędny do wykonania usług oraz okres wynikający z przepisów prawa dotyczących m.in. upływu terminu dochodzenia ewentualnych roszczeń, wynikających z zawartej umowy i realizacją obowiązku archiwizacji. Po tym czasie dane osobowe są usuwane.

§ 9. Świadczenie usług drogą elektroniczną

• 1. Organizator świadczy za pośrednictwem Strony Internetowej usługi elektroniczne w formie umożliwienia zgłoszenia uczestnictwa w Wydarzeniu i poprzez odpowiedni formularz.
• 2. Umowa o świadczenie usług elektronicznych polegających na umożliwieniu zgłoszeniu uczestnictwa w Wydarzeniu poprzez odpowiedni formularz zawierana jest na czas oznaczony i ulega rozwiązaniu z chwilą wysłania zgłoszenia albo zaprzestania składania zgłoszenia przez Uczestnika.

§ 10. Zmiany Regulaminu

• 1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany postanowień Regulaminu w przypadku wystąpienia przynajmniej jednej z poniżej wskazanych ważnych przyczyn:
  • a. konieczność aktualizacji danych Organizatora wskazanych w Regulaminie;
  • b. zmiany sposobu korzystania z Usługi związanej z pojawieniem się nowych funkcjonalności lub usunięciem dotychczasowych;
  • c. zmiany przepisów obowiązującego prawa, która reguluje prowadzenie działalności przez Organizatora lub która ma wpływ na wzajemne prawa i obowiązki Organizatora i Uczestnika lub wydanie wyroku lub decyzji, który/która może mieć wpływ na prowadzenie działalności przez Organizatora, a w następstwie na wzajemne prawa i obowiązki Organizatora oraz Uczestnika;
• 2. Organizator zawiadomi o zmianie Regulaminu publikując nową wersję Regulaminu na Stronie Internetowej, chyba, że co innego będzie wynikało z przepisów obowiązującego prawa, orzeczenia sądu lub decyzji organu. W przypadku Uczestników, którzy przy Zgłoszeniu podali swój adres e-mail informacja o zmianie Regulaminu wraz ze zmienioną jego wersją zostanie wysłana na adres e-mail Uczestnika.
• 3. Wprowadzone zmiany Regulaminu wiążą Uczestnika od publikacji nowej wersji Regulaminu na Stronie Internetowej.

§ 11. Postanowienia końcowe

• 1. Regulamin obowiązuje od dnia 1.9.2025r.
• 2. Regulamin dla Uczestników Wydarzenia znajduje się na Stronie Internetowej oraz w siedzibie Organizatora.